Comment réduire considérablement le temps que vous passez sur les courriels?

Peu d'entre-nous aiment passer du temps dans nos boîtes de réception. Le courrier électronique est l'une des tâches dont les gens se plaignent le plus, mais le problème n'est peut-être pas l'outil en soi, mais la façon dont nous l'utilisons, déclare Cal Newport, auteur du livre "Un monde sans courrier électronique: réinventer le travail dans un monde de communication surchargé."

«Une partie du problème est que les gens consultent trop leurs emails. Travailler de cette façon manque de valeur. Qui a décidé que le courriel était la meilleure façon de travailler? » ajoute-t-il.

Il n’est pas rare de voir des gestionnaires passer des journées complètes à lire et répondre à des courriels. Simple, efficace et permettant de communiquer à grande portée, le courriel possède plusieurs avantages considérables dans un contexte d’entreprise.

Bien que les courriels permettent d’éviter, bien souvent, les meetings peu productifs, il y a malheureusement un revers à la médaille. Le manque de profondeur dans le message, la lenteur des échanges, l’absence de retour émotionnel, le côté trop intrusif et enfin, le manque d’attention que porte les lecteurs ne sont que quelques exemples qui compliquent la communication en entreprise et alourdissent la gestion des courriels.

Que pouvons-nous faire ? Enrayer définitivement les courriels ? Sûrement pas !

Enrayer complètement les courriels serait plutôt irréaliste. Regardons quelques solutions proposées par Microsoft pour diminuer ceux-ci tout en optimisant les communications dans l’entreprise.

Microsoft Power Automate

Il peut paraitre surprenant de retrouver Power Automate dans cette liste. Pourtant, cette application permet d’automatiser une multitude de tâches quotidiennes et ainsi, éviter d’alourdir la boîte courriel.

Prenons l’exemple d’une compagnie qui reçoit une commande par courriel. L’équipe de ventes transfère alors le courriel à la comptabilité, puis à l’équipe de production. L’équipe de production doit transférer le courriel à la logistique (tout en gardant les autres départements en copie) et puis on recommence le même manège avec le département de la qualité et celui de la livraison. Une seule commande nécessite l’intervention d’une multitude de personnes et engendre son lot de courriels !

Microsoft Power Automate vient automatiser tout le processus, de la réception du bon de commande, à la livraison, passant par l’entrée de données, permettant ainsi de diminuer au maximum l’échange de courriels et par le fait même, les erreurs ou malentendus possibles!

Intégré à Microsoft 365, Power Automate se voit donc une solution très pratique pour transformer les actions manuelles d’entrée et de calcul de données en un système automatisé pour l’entreprise, simple et qui réduit les courriels envoyés au minimum requis !

Microsoft Teams

Microsoft Teams est l’outil par excellence pour permettre la collaboration au sein de votre entreprise. L’application offerte par Microsoft est en quelque sorte un réseau social d’entreprise. Entièrement dédiée au travail collaboratif, l’application Teams permet de clavarder, réaliser des réunions vidéo, collaborer en simultané sur des documents et bien plus ! Toutes ces fonctionnalités optimisent les processus organisationnels, augmentent la richesse des discussions et diminuent drastiquement l’échange de courriels.

Vous est-il déjà arrivé d’envoyer un courriel de réponse en même temps qu’un collègue? Vous vous retrouvez alors avec 2 courriels qui répondent au même message et c’est bien souvent tout ce qu’il fallait pour que la discussion dérape dans tous les sens ! Avec l’interface simple de Microsoft Teams vous pouvez voir les échanges sous forme de discussion pour assurer la bonne compréhension et éviter les erreurs.

De plus, avec Teams, dites au revoir aux échanges de courriels comprenant plein de versions différentes du même document. Il est possible de générer des groupes de travail à même l’application afin de sécuriser l’accès aux documents tout en bénéficiant de la collaboration en simultané sur un même fichier.

Microsoft Sharepoint

L’application Sharepoint de Microsoft permet de créer, partager, gérer et entreposer du contenu via des sites Web privés ou publics. L'objectif? Créer de la cohésion et informer les employés via un intranet pour entreprise. Ainsi les différents départements de l’organisation ont accès aux informations qui les préoccupent réellement et, tout comme pour Teams, Sharepoint entrepose les documents sur le Cloud permettant la collaboration en temps réel sur un même document.

À même Sharepoint, vous pouvez configurer des alertes pour la validation de documents et utiliser le système de métadonnées pour entreposer/trouver facilement les documents partagés et ainsi éviter de déranger les collègues par courriel.

Microsoft Planner & Microsoft To Do

Pour plusieurs, la boîte de réception telle que celle d’Outlook, est un véritable agenda rempli de notes et de tâches à réaliser. Les suivis et la délégation de tâches se fait alors par courriel augmentant vite la taille de votre boîte de réception. Bien souvent cela engendre le réflexe d’avoir constamment la fenêtre Outlook d’ouverte sur un écran pour s’y référer à raison de plusieurs fois par heure!

Gérez toutes vos tâches d’équipe grâce aux applications de planification Microsoft Planner ou To Do et dites au revoir aux courriels de suivi et d’attribution de tâches. Construisez des tableaux Kanban, ajoutez des tâches riches en contenu, obtenez un statut visuel en temps réel et planifiez à l’aide d’outils parfaitement intégrés à la suite Office. Vous pouvez même transformer, en un clic, vos courriels en tâches afin que ceux-ci s’intègrent à votre agenda sous forme de To Do !

Conclusion

Notre façon de travailler a connu des changements drastiques dans les dernières années. De plus en plus, nous entendons parler du Modern Workplace comme étant la nouvelle norme en emploi. Toujours connectée sur le Cloud, cette nouvelle réalité de travail détruit les frontières et permet à tout membre de l’organisation d’avoir accès aux données essentielles et de prendre des décisions depuis n’importe où et via tout appareil.

Ce travail moderne a engendré la remise en question des outils de travail traditionnels, tels que la surutilisation du courriel, et nous force à adopter de nouvelles philosophies de travail. Avez-vous déjà entendu parler du No Meeting Day, du Focus Time ou encore DéZoomer ? Ces termes ont tous un but commun démontré dans notre prochain article: Le No Meeting Day, la nouvelle philosophie de travail chez Kezber.

D’ici là, n’hésitez pas à contacter l’un de nos conseillers pour vous aiguiller sur les applications Microsoft qui vous sont offertes afin de diminuer, au quotidien, le nombre de courriels que vous recevez et ainsi, augmenter votre performance au travail !