Histoire vécue : Notre party de bureau en mode pandémie 2020

Chez Kezber, le soulignement du travail bien accompli, la qualité des relations entre nous et la conciliation travail-famille font partie de nos valeurs fondamentales.

C’est pourquoi, chaque année, nous avons pour habitude d’organiser un événement entièrement dédié aux Kezbériens ainsi qu’à leurs familles. Les collègues et leurs familles se réunissent pour un dîner BBQ et des activités, surprises et jeux gonflables sont offerts pour les jeunes enfants.

Cette année, avec la crise de la COVID-19 et l’interdiction de grands rassemblements, nous avons dû user d’imagination et nous tourner vers une solution Microsoft pour continuer cette tradition en mode virtuel !

Chacun des membres de notre grande équipe et ce, autant à Magog, à Drummondville qu’à Brossard, a reçu sa boîte Kezber composée de repas complets avec bières, vin, gourmandises et surprises. Les Kezbériens étaient ensuite invités à une vidéoconférence des plus originale. Wow, cette rencontre, bien différente qu’à l’habitude, a été tout un succès et voici la recette de notre événement réussi !

Un party de bureau pas comme les autres

De la préparation jusqu’à la réalisation de l’événement, notre équipe a profité des multiples fonctionnalités qu’offre Microsoft Teams afin de coordonner ce qui allait devenir une des fêtes les plus mémorables vécues à ce jour par la grande famille Kezber !

« Lorsque l’interdiction de se rassembler fût décrétée par les autorités, nous en étions encore à déterminer le lieu de la rencontre. Voyant que la loi allait se poursuivre jusqu’en été, le comité social c’est donc tourné vers les outils de collaboration Teams » souligne Louis-David, leader du projet.

La première étape fût de créer un groupe privé Microsoft Teams avec les membres du comité social (il fallait bien garder la surprise 😊). Ensuite, s’en est suivi des réunions en vidéoconférence, appels, clavardages, partages de fichiers, budget, échéancier, publication de sondages et des invitations à travers l’application. Bref, la collaboration était plus fluide et productive que jamais grâce à Microsoft Teams.

« Les fonctionnalités de clavardage de groupe et de partage de fichiers ont été particulièrement utiles. Nous pouvions envoyer des fichiers pour approbation et partager nos informations sachant que les autres membres pourraient y répondre dès qu’ils auraient un moment de libre. La possibilité d’identifier un contact dans un message est vraiment pratique pour cibler une personne précise dans un échange » ajoute Louis-David.

Grâce à la fonction de sondage de Microsoft Teams, chacun a eu son mot à dire pour la confection du menu afin d’assurer de bien répondre à l’ensemble des particularités de tous. Il faut dire que chez Kezber, c’est une habitude que nous avons d’être toujours à l’écoute et de bien répondre aux attentes !

« Près de 70 boîtes repas personnalisées et plus de 80 cadeaux à préparer et à livrer, ça nous a demandé une grande précision dans les suivis et dans la gestion. L’outil Planner, intégré à Microsoft Teams, a été particulièrement utile pour s’assurer que chaque tâche était assignée à quelqu’un, avec un délai précis afin que rien ne soit oublié » ajoute Alexandra, membre du comité social.

Il était venu le temps d’annoncer l’événement et de valider les inscriptions. Vous l’aurez deviné, le tout s’est fait aisément grâce à Teams. En effet, nous avons mis un document Excel à disposition des employés dans un canal prévu à cet effet. Les gens pouvaient entre autres s’inscrire, mentionner le nombre de repas nécessaires pour leur famille et aviser dans le cas d’allergies. Comme le document était partagé et accessible sur le Cloud, il a été simple de collaborer à plusieurs sur le même document.

Un party signé Microsoft Teams

Depuis une vidéoconférence, l’ensemble des employés Kezber, accompagnés de leurs familles, se sont réunis sur Teams pour participer au traditionnel Kezber Day ! Connectés depuis un ordinateur ou un appareil mobile les Kezbériens ont pu rejoindre la vidéoconférence depuis n’importe où. Même que l’un d’entre nous était sur son bateau avec son repas, sa canne à pêche et son téléphone pour participer à l’événement.

Pendant la vidéoconférence, l’utilisation de GIF, de partage de photos et du clavardage ont permis de dynamiser la rencontre. Ce fût le cas lorsqu’il est venu le temps de déballer les cadeaux. Les enfants devaient faire un dessin, se prendre en photo et partager le tout dans la conversation. Pas besoin de vous dire à quel point ils étaient contents de partager leur photo sur Teams et à travers la compagnie ! Quant aux adultes, ils ont participé à un jeu de type questionnaire interactif, auquel tous pouvaient jouer en simultané, toujours via la plateforme Teams.

Une fois le tout terminé, les plus beaux moments de l’événement ont été partagés en photos et vidéos dans un fichier sécurisé de Microsoft Teams afin de les partager via les médias sociaux. Nul doute, l’événement a réellement été réalisable grâce à Microsoft Teams et à la volonté de notre équipe à s’adapter à la nouvelle réalité.

Conclusion

La pandémie a forcé l’utilisation des nouvelles technologies de manière brusquée, mais lorsque nous maîtrisons ces outils, il devient alors plus facile de poursuivre ses activités et même d’en tirer un bénéfice. C’est pourquoi chez Kezber, nous n’hésitons pas à tenter de nouvelles expériences technologiques afin d’approfondir nos connaissances et ainsi, faire bénéficier nos partenaires.

Si vous aussi vous souhaitez organiser des partys de bureau incroyable ou encore optimiser la collaboration et la gestion de vos équipes à distance, n’hésitez pas à communiquer avec nous (nous avons beaucoup d’expérience dans les deux domaines 😊) ! Pour plus d’informations : info@kezber.com ou 1.833.584.8036.