La pénurie de talents sur le marché du travail bat son plein et n’est pas sur le point de s’essouffler. Les professionnels des ressources humaines sont surchargés et doivent donc mettre des stratégies en place pour assurer la pérennité de l’entreprise et accompagner les employés qui doivent performer en sous-effectif. C’est dans ce contexte que l’automatisation des processus entre en jeu et prend son sens.

Oui, mais l’automatisation c’est quoi ?

L’automatisation des processus d’affaires consiste à confier un ensemble de tâches répétitives et/ou énergivores à des systèmes informatiques plutôt qu’à des ressources humaines. Cela permet aux employés de se concentrer sur les tâches où ils ont une valeur ajoutée et, par le fait même, de se sentir davantage valorisés dans leur travail.

Quel outil me permet d’automatiser mes tâches RH ?

Power Automate est un outil Microsoft qui permet d’automatiser de nombreuses tâches. Sa grande force réside dans sa simplicité à déployer une stratégie d’automatisation. Grâce aux workflows automatisés et préconfigurés, il est possible de connecter des applications et des services variés, d’automatiser les flux de travail entre eux et d’intégrer des tâches manuelles dans des processus automatisés.

Concrètement, quelle est la valeur ajoutée pour les RH ?

Power Automate peut être utilisé pour automatiser de nombreuses tâches en ressources humaines, ce qui permet de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs. Cela permet aux ressources humaines de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques et d’ajouter de la valeur à l’organisation.

• Processus de recrutement

Les ressources humaines peuvent utiliser Power Automate dans leur processus de recrutement. Par exemple, lorsqu’une candidature est soumise, Power Automate peut envoyer automatiquement une notification aux membres de l’équipe de recrutement. Il peut également programmer automatiquement des entretiens avec les candidats et envoyer des rappels avant les entretiens. Il peut par la suite être utilisé pour faire le suivi après entrevue, une étape souvent négligée, mais qui apporte de la valeur dans l’expérience employée.

• Accueil et intégration

L’arrivée d’un nouvel employé génère un grand nombre de documents à compléter. Il est possible de créer et d’envoyer automatiquement tous les documents à compléter au nouveau membre de l’équipe. Une fois ceux-ci retournés par l’employé, il est possible de créer un processus qui enregistre automatiquement les documents reçus dans le dossier de l’employé sauvant ainsi un temps précieux en limitant le nombre de clics et, par le fait même, les erreurs.

• Gestion des demandes de congé

Power Automate permet aussi d’automatiser le processus de demande de congé. L’employé doit remplir un formulaire de demande de congé dans Microsoft Forms. Le formulaire est ensuite envoyé automatiquement à Power Automate, qui crée un workflow de demande de congé. Le gestionnaire de l’employé est alors notifié et reçoit une demande d’approbation.

Une fois la demande de congé approuvée, le workflow envoie automatiquement une notification à l’employé, met à jour le système de gestion des ressources humaines avec les informations de congé et envoie une confirmation de la demande de congé par courriel à l’employé. Si la demande de congé est rejetée, le workflow envoie également une notification à l’employé pour l’en informer. Power Automate peut également mettre à jour le système de paie pour prendre en compte le temps de congé.

En bref, dès qu’il est question de demande d’approbation, de création automatique de documents, d’enregistrement de documents ou d’envoi de courriels standardisés, Power Automate est un allié de taille qui permet de sauver un temps précieux.