Avez-vous déjà entendu parler des termes tels que le No Meeting Day, le Focus Time ou encore DéZooming ? Ces termes ont tous un but commun : allouer du temps de productivité efficace aux employés. Chez Kezber, nous avons récemment adopté ces nouvelles philosophies reliées au travail moderne (Modern Workplace).

Pour Kezber, comme pour une grande majorité d’entreprises, la période de pandémie a amené une toute nouvelle façon de travailler. Maîtrisant déjà l’infonuagique et les outils de collaboration tel que Microsoft Teams, nous étions bien équipés à faire le saut vers le 100% télétravail. Cependant, cette nouvelle réalité du travail moderne amène aussi la remise en question de certains processus tels que la surutilisation du courriel et des meetings.

Trop de Meeting !

Soyons honnêtes, il y a de fortes chances que vous ayez trop de réunions. En effet, Atlassian a constaté qu’en moyenne, 31 heures sont consacrées à des réunions improductives par mois, et ce, par personne !

Lorsque vous travaillez sur un projet et que vous êtes dans un état de productivité "in the zone" et que vous êtes interrompu, il vous faut en moyenne 23 minutes pour revenir dans cette zone de productivité. À cela s’ajoute un 10-15 minutes s’il s’agit d’une interruption due à une rencontre (principalement pour la préparation à la rencontre). Alors imaginez si vous avez plusieurs interruptions par jour! Ce temps perdu s’additionne rapidement et vous éloigne vite d’une semaine productive!

Voyons donc quelques nouvelles philosophies et pratiques reliées au modern workplace qui ont pour but d’améliorer la productivité de votre semaine !

Le No Meeting Day

Le No Meeting Day [journées sans réunion] permet d’augmenter la productivité des employés en leur laissant une journée complète dédiée au travail. Chez Kezber, nous incitons fortement nos salariés à décrocher jusqu’à une journée complète et réserver cette journée pour travailler sur les projets plus exigeants.

« Notre président nous a parlé d’une présentation d’Aparna Bawa, cheffe des opérations de Zoom, qui prône les no-meeting days, raconte Alexandra Bélanger, directrice des ressources humaines chez Kezber. On essaie graduellement de mettre cette politique en place pour diminuer la fréquence des appels vidéo. »

Le concept du No Meeting Day s’accorde particulièrement bien pour les emplois qui demandent plusieurs heures de concentration ou encore pour un département comme celui des ressources humaines qui leur assure une journée réservée dans la semaine pour préparer et réaliser des entrevues.

Focus Time

Ayant le même objectif que le No Meeting Day, le concept derrière le Focus Time est de réserver à son agenda Outlook des plages horaires d’environ 1-2 heure(s) (2-4 fois par semaine) entièrement dédiées pour avancer des tâches. Ainsi, vos collègues ne peuvent vous réserver une rencontre, ou encore vous appeler sur Teams pendant ce laps de temps.

Pour vous assister dans cette tâche, il existe des outils tel qu’Outlook Insights qui déniche et réserve pour vous des moments de productivité à votre agenda. Très efficace, le Focus Time est très apprécié chez Kezber par les équipes de marketing et de gestions de projets.

Le DéZooming

« Le fait que la vidéoconférence existe ne nous oblige pas à l’utiliser ! », clame Jeremy Bailenson, fondateur et directeur du Stanford Virtual Human Interaction Lab, qui a récemment levé le voile sur les effets psychologiques des heures passées en réunion virtuelle. (La Presse)

« Sur Zoom, on reçoit les stimuli, le non-verbal, de plusieurs personnes en même temps, constate Yarledis Coneo, consultante et spécialiste en conciliation travail-famille. Le cerveau se fatigue donc plus rapidement. » (La Presse)

En effet, tel que mis en lumière dans l’article de La Presse, les rencontres en vidéoconférence peuvent gruger davantage d’énergie et interrompent fréquemment l’employé dans l’exercice de ses tâches.

C’est pourquoi certaines compagnies ont commencé à restreindre les moments alloués aux rencontres Zoom (d’où l’expression DéZooming). L’entreprise demande donc à ces employés de ne pas utiliser Zoom à certains moments de la journée, question d’éviter les interruptions abusives dans le travail ou encore la surutilisation des rencontres en visioconférence.

Conclusion

Chez Kezber, nous encourageons fortement le travail d’équipe et c’est pourquoi nous n’hésitons pas a remettre en question les méthodes traditionnelles de travail pour assurer la satisfaction de nos employés.

Nous croyons que le micro-management devrait laisser place à une gestion par objectifs et qu’il est normal d’avoir droit à du temps de déconnexion pour permettre de prendre de la distance avec les notifications et autres stimuli. C’est exactement ce que nous souhaitons accomplir par la mise en pratique de ces nouvelles philosophies du modern workplace.

Si vous aimeriez rejoindre une entreprise avant-gardiste ou si vous souhaitez en savoir plus sur les nouvelles philosophies du modern workplace, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe des ressources humaines.