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Top 6 : Outils informatiques pour optimiser le télétravail

25 août 2020

Optimiser le télétravail

Comme plusieurs québécois vous et votre équipe effectuez votre travail à distance (télétravail) et vous souhaitez optimiser la collaboration à distance avec les autres membres de votre équipe ? Voici six outils informatiques sécuritaires, efficaces et performants.


1. Microsoft Teams - Une application collaborative performante

Une application collaborative telle que Microsoft Teams, permet d’inviter toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez à clavarder, à passer des appels vidéoconférences, à faire du partage d’écrans, à collaborer sur vos documents, à se réunir virtuellement, et ce, de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

À l’aide d’une seule application, consultez, partagez et modifiez des documents Word, des présentations PowerPoint et des classeurs Excel en temps réel. Nul doute, avec l’application collaborative Microsoft Teams, votre organisation deviendra plus performante, plus rapide, plus unie et ce, même à distance!


2. VPN - Sécurise votre environnement de travail

Un VPN (réseau privé virtuel) est un système qui sert principalement à sécuriser votre environnement de travail même à la maison. En effet, il vous permet de profiter d’une connexion internet cryptée et sécurisée entre votre ordinateur de travail et les serveurs de votre entreprise. Autrement dit, un VPN sert à empêcher toute personne malveillante de faire de l’espionnage via un réseau internet non protégé. Cela est très pratique en mode télétravail puisque les employés n’ont pas tous accès à une connexion internet sécurisée.

Des retards, des pertes de données et le paiement d’une rançon ne sont que quelques exemples des risques reliés à un parc informatique mal protégé. Si vous ou des gens dans votre organisation devez accéder, partager ou travailler sur des documents comportant des informations sensibles, il est plus que recommandé d’opter pour un VPN afin de protéger les données. Peu coûteuses, il existe plusieurs solutions VPN et nous vous recommandons de consulter un de nos experts en cybersécurité afin de déterminer laquelle vous convient le mieux.


3. Microsoft 365 et Microsoft Azure - Partage et gestion de documents sur le Cloud

Partager et stocker des documents directement dans le Cloud sont des fonctions essentielles dans le cadre d’une organisation efficace en télétravail et de nombreuses solutions informatiques permettent de le faire. En combinant les applications et multiples fonctionnalités de Microsoft 365 avec la puissance de Microsoft Azure; vous serez en mesure d’implanter une nouvelle stratégie de télétravail à la fois performante, collaborative et sécurisée.

En plus de partager les documents sur le Cloud, vous apprécierez la possibilité de coéditer en simultané les documents et de gérer les droits d’accès et d’édition de ceux-ci. Vous pourrez également récupérer du contenu supprimé par erreur en récupérant une version antérieure via l’historique, et ce depuis n’importe où et de n’importe quel appareil.

À noter que les forfaits Microsoft 365 incluent, entre autres, les logiciels Word, PowerPoint, Excel, SharePoint, OneDrive ainsi que l’application collaborative Teams. Vous y trouverez également tout un éventail de fonctionnalités et d’autres applications pour optimiser le travail à distance.


4. Bien s’organiser pour mieux performer - Le matériel informatique et un logiciel de gestion de projet

Le télétravail exige de mettre à sa disposition du matériel informatique spécifique ainsi que de revoir sa philosophie de travail.

Parmi les incontournables, vous aimerez être bien organisé.

  • Un micro-casque ;
  • Une webcam performante pour les visioconférences ;
  • Un PC ou un ordinateur portable récent ;

Il va de soi qu’il faut offrir au minimum l’équipement nécessaire pour travailler à distance, mais pensez à uniformiser et standardiser vos achats afin de faciliter l’installation et la gestion de ceux-ci. Profitez de la situation pour y incorporer un logiciel de gestion de projets. En effet, le changement de méthodologie de travail vient également avec un changement de philosophie du travail. Changez la mentalité de l’entreprise pour qu’elle soit plus axée sur l’accomplissement de tâches et non plus sur la présence d’un employé de 8h à 17h.

Si votre compagnie ne possède pas un département informatique, confiez-nous vos besoins en matériel informatique et profitez d’un service complet pour la configuration, l’implantation, le déploiement et la gestion de ces technologies au sein de votre entreprise.


5. Microsoft Planner – Pour une gestion de projets efficace

Bien souvent, le plus difficile n’est pas d’accepter une tâche, mais de se souvenir de l’accomplir, notamment lorsqu’un message isolé est éclipsé par une nouvelle requête. C’est là qu’un logiciel de gestion de projets tel que Microsoft Planner permet d’attribuer des tâches aisément et via un canal prédéfini. Les employés réalisent alors les tâches dans un temps convenu, améliorant à la fois la gestion des projets et le sentiment d’accomplissement de l’employé.


6. Microsoft Power BI - Visualiser vos données stratégiques pour des décisions éclairées

Le télétravail étant plus présent, il est important de garder les équipes informées que ce soit sur l’avancement des projets, les changements de comportement des clients ou encore les ratios comptables. Power BI de Microsoft permet de générer automatiquement des rapports dynamiques afin de visualiser l'ensemble de vos données d'entreprise en temps réel. En plus de fournir un éventail d'outils afin de réaliser la BI (business intelligence, intelligence d'affaires) dans le nuage, l’application est disponible sur tous les types de terminaux : smartphone, tablette et tout type d’ordinateur.

À titre d’exemple, utilisez les données générées par votre soutien technique combinées avec votre ERP et votre logiciel de gestion de projets pour obtenir, en temps réel, des rapports détaillés sur la productivité. Vous pourrez ainsi mieux répartir les tâches en fonction des forces de vos équipes et ainsi réduire les délais de livraison.

Nos experts en intelligence d’affaires sont disponibles pour évaluer avec vous, l’ensemble des possibilités à votre portée, afin que vous ayez accès à des tableaux de bord, sur mesure,  qui vous permettront, au quotidien, de prendre des décisions éclairées. Faites confiance à Kezber pour intégrer, formater, centraliser et déployer vos sources de données dans Power BI.


Conclusion

Que vous songiez à implanter la BI, augmenter la collaboration au sein de votre organisation ou encore sécuriser votre parc informatique, notre équipe d'experts, certifiés Microsoft Gold Partner, s'étend à travers le Québec et sait comment obtenir le meilleur des technologies dans un contexte organisationnel.

Nous offrons également des formations adaptées à votre niveau pour apprivoiser les nouvelles applications collaboratives tout en respectant les meilleures pratiques de sécurité.

Profitez de l’expertise complète de Kezber afin de mettre en place une structure de télétravail optimisée au sein de votre organisation. Pour plus d’informations, contactez-nous à : info@kezber.com ou au 1.833.584.8036.

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