6 tâches simples à automatiser pour maximiser votre efficacité

L’automatisation des processus d’affaires se révèle être une solution efficace pour répondre aux défis touchant les entreprises, tels que la gestion des données, la concurrence accrue, la cybersécurité ou encore la pénurie de main-d’œuvre, et assurer leur croissance.

Vous trouverez ici quelques pistes pour vous aider à identifier des zones dans votre entreprise qui pourraient bénéficier de l’automatisation à l’aide de 6 tâches simples et répétitives à automatiser. Comme vous le constaterez, se lancer dans l’automatisation est beaucoup moins complexe qu’il n’y paraît.

1- Processus d’approbation et d’approbation hiérarchique

On ne veut pas être cliché, mais le temps, c'est de l'argent! L'automatisation du processus d'approbation, qu’il soit hiérarchique ou non, permet de sauver un temps précieux. À l'aide d'outils comme Power Automate de Microsoft, il est possible de diriger les demandes vers les bonnes personnes en fonction de critères prédéfinis et ainsi limiter les temps d’approbation. En plus d'accélérer les processus, cette automatisation permet de réduire la charge mentale pour les employés, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus complexes et stratégiques. Elle garantit également une meilleure traçabilité des demandes et une gestion plus efficace des processus d'approbation, évitant ainsi les retards et les oublis.

2- Enregistrement de documents
En utilisant un système automatique de classification de courriels et de gestion documentaire, les documents sont enregistrés et classés automatiquement, sans intervention humaine. Cette approche permet une économie de temps importante en évitant la tâche fastidieuse et ennuyante du classement manuel, mais facilite également la recherche de documents qui devient plus rapide et efficace.

3- Envoi d’alertes et mise en place de détecteurs
L’envoi automatique d’alerte consiste à générer des actions automatiques en réponse à des événements clés. Par exemple, une alerte automatisée pourrait être transmise à un département de gestion à la suite de la signature d’un contrat de vente. Cette automatisation permet aux gestionnaires des départements concernés d’assurer un suivi et de mieux planifier les ressources nécessaires. Des alertes détectant des anomalies ou des problèmes de production peuvent également être mises en place. Cela permet de réduire les risques, d’accélérer le temps de réaction, et de faciliter les communications entre les différents départements. Des déclencheurs d’alerte automatique peuvent également servir à réagir à diverses actions, qu’elles soient internes ou externes, telles que de nouveaux commentaires sur les réseaux sociaux.

4- Processus de demande de ressources

Gérer efficacement les ressources est essentiel pour la rentabilité d’une entreprise. L'automatisation offre une solution puissante pour rationaliser les processus et éviter les erreurs coûteuses. Que ce soit pour les ressources humaines, financières, matérielles ou temporelles, des processus bien établis sont indispensables pour une utilisation optimale. En combinant les différents outils de la Power Platform de Microsoft, nous pouvons mettre en place des automatisations avancées qui dirigent intelligemment les demandes vers les processus appropriés. Pour les entreprises avec des équipes sur le terrain, une application bien conçue facilite la coordination des activités, assurant que les ressources nécessaires sont disponibles au bon moment. L'automatisation intelligente permet de concilier vitesse et précision, créant un environnement opérationnel plus efficace et rentable.

5- Création et complétion partielle des documents

Grâce à des outils avancés et des systèmes intelligents, les entreprises peuvent automatiser une partie significative du processus de création et de complétion de documents. Cette automatisation commence souvent par la capture automatique des données à partir de différentes sources telles que des formulaires en ligne, des courriels ou des bases de données. Ces données sont ensuite utilisées pour préremplir les champs pertinents dans les documents, réduisant ainsi considérablement le temps et les efforts nécessaires pour finaliser les formulaires ou les contrats. Cette automatisation garantit la précision des documents dès le départ, évitant les erreurs de saisie manuelle.

6-L’analyse de sentiments

Intégrer l'intelligence artificielle à vos processus d'automatisation peut révolutionner la façon dont sont gérées les interactions avec les clients et les partenaires. Grâce aux services cognitifs de Microsoft, il est possible de comprendre rapidement les sentiments dominants derrière chaque communication, que ce soit à partir de médias sociaux, de formulaires de rétroaction ou même de courriels. Prenons, par exemple, un client qui exprime son mécontentement face à un service reçu. Grâce à l'analyse de sentiments, le ton négatif et les mots clés sont détectés. En combinant ces informations avec Outlook et Microsoft Forms, un processus d’escalade est automatiquement déclenché vers le gestionnaire approprié. Ainsi, l’intervention est rapide et le problème peut être résolu de manière proactive. L'analyse de sentiments, intégrée aux processus d'automatisation, permet d'anticiper les problèmes potentiels et d'adapter l’approche en conséquence, renforçant ainsi la relation avec les clients.

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Power Platform et Kezber, le duo gagnant de votre automatisation

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L’automatisation offre aux entreprises la possibilité de surmonter les défis actuels tels que la gestion des données, la concurrence accrue, la cybersécurité et la pénurie de main-d’œuvre. En identifiant et en automatisant des tâches simples et répétitives, comme celles proposées dans cet article, vous pourrez simplifier votre gestion quotidienne et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

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